Suomen Kuvalehden kuvaus Helsingin Sarastialta tekemästä in-house-hankinnasta on kiinnostava. IT-järjestelmien ostaminen on vaativaa ja julkishallinnossa ostamisen totuttuna prosessina toimii kilpailutusmenettely. (Olisi hienoa, kun tästä Sarastia-casesta olisi myös ostajan tekemä julkinen post-mortem, sillä moni avainhenkilö jätti vastaamatta Kuvalehden toimittajille.)
Summa summarum: kun kilpailutus jätetään välistä, kuten tässä kävi, aikasäästö tulee pitkälti erilaisten suunnittelu- ja riskienhallintaprosessien väliin jättämisen kautta sekä sopimusvaiheen huolimattomuuden kautta.
Kun ostaja ja myyjä ovat eri mieltä siitä, mitä tuli ostettua ja myyjällä on kädet täynnä töitä kilpailutuksen ohi hankittujen kauppojen ansiosta jälki voi olla juuri sellaista, kun tällä kertaa kävi.
Jutun loppupuolen sitaatti: ‘Vartiainen oli ”lämpimästi sen kannalla”, että kaikki järjestelmät kilpailutetaan. Että on vaihtoehtoja, mistä valita.’ on sekä alan että veronmaksajien kannalta positiivinen. Kilpailutuksen kiertäminen lisää riskejä.
Kilpailutus on myös hetki, jolloin ostajan on joko yksin tai usein konsulttien auttamana hyväksyttävä markkinatilanne hetkellisesti. Suhteuttaa aikatauluja, budjetteja ja jopa tavoitteita parhaan lopputuloksen etsinnässä. Kilpailutus sopivin sanktioin syö turhan toiveikkuuden ja pakottaa hyväksymään realiteetit.
Kilpailutusta voi pitää eräänlaisena Waltarin Sinuhe Egyptiläisestä tuttuna “väärän kuninkaan päivänä,” jonka ohjelmistohankintaversiossa toimittajat ja alaiset saavat äänensä kuuluviin ja johdon tehtävänä on kuunnella, mikä on mahdollista ja mitä tämä oikeastaan maksaa.
Kilpailutus on vaikeaa siksi, että hyvän tietojärjestelmän ostaminen vaatii työtä. Isoissa julkishallinnon yksiköissä tämä työ on usein yksimielisyyden löytäminen etulinjan koettujen tarpeiden ja budjettivastaavien välille. Ylimääräisiä kuluja ja inhimillistä tuskaa on tullut roppakaupalla, kun ostettiin vähemmän kuin tarvittiin.
En väheksy asiakkaan työmäärää kilpailutuksessa – on vaikeaa saada poliittiset päättäjät, IT-asioita joskus vasurilla tekevä johto, IT-osasto ja aidot vastuuhenkilöt yhteistuumin päätöksentekoon, sillä hetkittäin hierarkia on käännettävä ylösalaisin. On hetkeksi luotava edellytykset väärän kuninkaan päivälle. Johto ei voi määrätä, mitä etulinjassa tarvitaan, vaan on löydettävä prosessi, jossa todelliset tarpeet nousevat budjettivastuullisen korviin.
Hyvässä kilpailutuksessa on ainakin kaksi väärän kuninkaan päivää: ensin se, jossa asiantuntijat kertovat, mitä sovelluksen oikeastaan pitää tehdä ja toinen, jossa toimittajat saavat kertoa onnistuuko toiveiden toteuttaminen ja mitä tämä oikeastaan maksaa.
ps. Haastateltavien yllättyneisyys räätälöintitarpeesta oli outo. Aika tyypillistä softa-alalla on, että räätälöinnin määrä kasvaa eksponentiaalisesti organisaation koon kasvaessa. Suurin ministeriö/ yliopisto/ kunta/ puhelinvalmistaja/ sairaala saattaa vaatia lähes yhtä paljon räätälöintiä kuin kaikki muut yhteensä.
Isossa organisaatiossa softan muuttaminen tulee usein halvemmaksi kuin prosessien, pienissä päinvastainen on totta.
pps. Eräs suuri asiakkaani ottaa jokaisen sovelluksen käyttöön ensin parissa pienessä yksikössä. Malli maksaa maltaita, sillä hetkellisesti käytössä on kaksi softaa, mutta luo päätöksentekoon aidon varmuuden siitä, että valittu uusi järjestelmä todella tekee, minkä lupaa. Ehkä tällainen “raskaan koekäytön” malli olisi paikallaan julkishallinnossa Helsingin kaltaisille yksiköille, joiden tarpeet ovat aidosti vaativampia kuin muilla.
ppps. Sinuhessa väärälle kuninkaalle käy hullusti aamunkoitteessa, toisin kuin ohjelmistohankinnoissa.
