Moni tiimi kokeilee etäkokouksia ensimmäisiä kertoja nyt, kun on pakko. Eikä ihme, etäkokousten hyvin vetäminen on vaativampaa kuin neukkarissa kokoustaminen ja jos esikuvat ja rutiini puuttuvat, ei kokoustamisesta usein tule mitään. Pakko on hyvä syy oppia uutta – nyt on korkea aika oppia tehokkaaksi etäkokousten vetäjäksi.

Itselläni on kolmen vuoden kokemus itseohjautuvien palaverien fasilitoinnista S3-kehyksellä, ensin toimitusjohtajana ja sen jälkeen johdon konsulttina. Kokemuksen syvällä rintaäänellä voin todeta, että itseohjautuvuuden parhaat käytännöt tekevät etäkokouksista 10x tehokkaampia, eikä niissä ole mitään vaikeaa opittavaa.

Hyvin vedetty etäkokous ei muistuta vanhanaikaista puhelinpalaveria kuin kalenterivarauksensa osalta.

Etäkokoukset sopivat kaikenlaisille tiimeille. Hyvä hallitustyöskentely onnistuu vallan mainiosti niin, että kukin on oman pöytänsä ääressä ja näkee muista vain kasvot, samoin johtoryhmätyöskentely. Varsinkin introverttien on joskus jopa helpompi käsitellä vaikeita asioita, kun kokous tuo struktuuria ja vähän etäisyyttäkin. 

Ohessa 17 S3-itseohjautuvuuskehyksen testattua käytäntöä, joita käyttämällä tiimistäsi tulee etäkokousten mestareita:

Valmistelut

1. Etäpalaverit toimivat paljon paremmin, kun kaikki tietävät, miksi tavataan ja missä järjestyksessä. Käytännössä tämä tarkoittaa esityslistan etukäteen tekoa ja jakoa osallistujien kesken. Esityslista voi olla pelkkiä ranskalaisia viivoja, mutta tärkeintä on kokemukseni mukaan, että kunkin kohdalla lukee superselkeästi, onko kyseessä jonkun tiimiläisen raportti, yhdessä ideointi tulevan päätöksen varalta vai peräti päätöksentekoehdotus, josta aiotaan päättää. Ilman selkeää etukäteen esitettyä tavoitetta helposti käy niin, että ahkerimmat ja säntillisimmät tiimin jäsenet ylivarautuvat palavereihin ja aikaa kuluu hukkaan.   
2. Palaverin valmistelijan power move: varaa kalenterista ainakin vartti edellisenä päivänä agendaa varten. Varmista, että oikeat ihmiset ovat paikalla ja että mikäli mahdolista, ratkaisuehdotukset ja ideoinnin taustamateriaali voidaan jakaa etukäteen osallistujille.

Roolit 

1. Kaikki palaverit ja etäpalaverit oikein erityisesti sujuvat paremmin, kun yksi ottaa niin sanotun fasilitaattorin vastuun. Fasilitaattorin tärkein tehtävä on varmistaa, että kokous täyttää sille asetetut tehtävät ja että kaikkien on helppo osallistua kokoukseen. Fasilitaattori kerää esityslistan ja tarvittaessa peruu säännöllisen tapaamisen, jos esityslistaan ei tule kohdan kohtaa.
2. Pitäisikö tiiminvetäjän olla fasilitaattori? Miksei, mutta ei välttämättä. Tiimin vetäjän tehtäviin kuuluu monenmoista ja osa on hyviä fasilitaattoreita ja toiset eivät ole. Tehokkainta on, että fasilitaattorina toimii tiimin paras fasilitaattori. Usein parhaan fasilitaattorin löytäminen vaatii kokeiluja.   
3. Fasilitaattorin tärkein tehtävä on varmistaa, että esityslistaa edetään tehokkaasti eteenpäin ja kukin tulee oikeissa kohdissa kuulluksi. Tähän ihan parhaita käytäntöjä on S3:n kommenttien kuuleminen yksi kerrallaan. Käytännössä siis raportin tai päätösehdotuksen esityksen jälkeen fasilitaattori pyytää kutakin tiimiläistä nimellä kutsuen kertomaan näkemyksensä ilman, että muut saavat keskeyttää kommenttia. Kommenttikierroksen jälkeen on tavallisen keskustelun vuoro. Yhdessä tapaaminen on turhaa, ellei kaikille anneta mahdollisuutta tulla kuulluksi.
4. Fasilitaattorin lisäksi palavereissa kannattaa olla etukäteen valittu sihteeri. On ihan turha päättää mistään, ellei jälkikäteen muisteta mistä päätettiin. Sihteerin rooli onkin siksi todella tärkeä. Osa tärkeydestä tulee siitä, että kaikki päätökset kirjataan ylös, mutta aivan yhtä tärkeä on sihteerin rooli siinä, että vähänkään epäselvässä tilanteessa prosessi viedään maailln saakka ja varmistetaan, että kaikki ovat samaa mieltä päätöksestä.
5. Kokouksen alkaessa esityslista kannattaa kopoioida pöytäkirjaksi ja jakaa tuo Google Docsilla, Office 365:lla tai jollain muulla SaaS-palvelulla, jotta kaikki näkevät, miten palaverin päätökset tulivat kirjatuksi. Sihteerin hommakin on helpompi, kun ehdotukset, raportit, linkit jne voi kukin kopioida suoraan pöytäkirjaan jo kesken palaverin. Parhaat pöytäkirjat valmistuvat samalla kun palaveri on ohi, ilman että niiden muodon, sanontojen tai leiskojen tekoon kulutetaan hetkeäkään sen jälkeen kun palaveri on ohi.

Tekniikka kuntoon

OIen tehnyt koko urani teknologia-alan yrityksissä ja silti etäyhteyksien saaminen kuntoon vaati jokaisessa tiimissä aina vähän opettelua. 

1. Kannattaa sopia yhdestä videopalaverisoftasta, jota käytätte. Kokouksissa tärkeintä on pystyä keskittymään kokouksen aiheeseen ja uuden softan opettelu ei tässä auta. Jos ei tiedä, minkä valitsisi, zoom.us on todella kätevä ja ilmainen, jos tyytyy alle 40 minuutin palavereihin.
2. Kiireisten osallistujien kannattaa aloittaa puhelinversiolla videopalaverisoftaa. Kun ruudulla on vähemmän liikkuvia osia, käyttö on helpompaa. Ei jonkun zoomin käyttö ole läppärilläkään vaikeaa, mutta se on vielä paljon helpompaa puhelimella. 
3. Ensimmäisillä kerroilla kannattaa sopia etukäteen, että fasilitaattori tulee palaveriin viisi minuuttia ennen sen sovittua aikaa. On tosi vaikeaa selvittää teknisiä pulmia, jos ei voi olla ihan varma, kuulevatko muut sen mitä sanoo. Toisen kanssa tuo on tosi helppoa.
4. Helpointa palaverien pitäminen on niin, että joko kaikki ovat etänä tai kukaan ei ole etänä. Kun osa on neukkarissa ja toiset etänä neukkarin väen pitää varmistaa, että kaikki tulevat kuulluksi ja neukkarin kamera ja mikrofoni toimii riittävän hyvin. 
5. Palaverin alussa kannattaa vielä varmistaa, että kaikki paitsi puhuja ovat mutella ja että kaikilla etänä osallistuvilla on tarvittaessa kuulokkeet käden ulottuvilla. Osalla kun ääni lähtee helposti kiertämään, kun mikrofoni ja kaiutin ovat liian lähellä toisiaan.
6. Samalla on hyvä varmistaa, että kaikkien kamera on päällä. Kuvasta huomaa heti, että kaikkien huomio on todella palaverissa, eikä kukaan samalla turaa mailia tai muuten hajauta huomiotaan ja toisaalta puhujat saavat saman tien palautetta muiden kasvojen ilmeistä – yhdellä silmäyksellä näkee, ovatko muut messissä vai aivan eri mieltä. Kameratonta läppäriä ei ole tehty enää vuosikymmeneen, eikä kukaan enää ole 2G-verkon päässä, teknisistä syistä on tullut pelkkiä tekosyitä.

Eikä tässä vielä kaikki

1. Jokainen palaveri kannattaa aloittaa kysymällä kierroksena, millaisella fiiliksellä kukin tulee palaveriin. Tuollainen äänenavaus on kohteliasta, muistuttaa siitä, että nyt keskitytään uuteen juttuun ja lisää luottamusta tiimin kesken. Ihmiset, jotka luottavat toisiinsa, tekevät parempia päätöksiä.
2. Fasilitaattorin yksi tärkeä tehtävä on keskeyttää pitkät jorinat. Useimmilla meistä on joku aihe, joka saa meidät helposti aloittamaan pitkän monologin. Faslitaattorin homma on kohteliaasti keskeyttää ja pitää palaveri siihen varatussa suunnassa.
3. Ei silti ole harvinaista, että varattu aika ei tahdo riittää. Useimmiten tässä kohtaa loput agendan kohdat kannattaa vaan raa’asti siirtää seuraavan palaverin agendaan. Pitämällä aikataulusta kiinni työ on tehokkaampaa. Kaikkien on kiva olla palavereissa, joista tietää, että ne päättyvät ajoissa, vaikka omalta tuntuva aihe siirtyisikin seuraavaan kertaan.
4. Lopussa on hyvä kiittää fasilitaattoria ja sihteeriä. Tärkeitä rooleja, joissa joutuu ajoittain olemaan tiukkana. Pieni kehu on aina paikallaan ja muistuttaa siitä, että kaikki ymmärsivät tiukkuuden kuuluvan rooliin.

Tehokkaiden etäpalaverien taito voi olla organisaation toiminnan salainen ase. Päätöksenteko ei keskeydy, vaikka tiimin vetäjä ei ole toimistolla eikä kenenkään työaikaa kulu turhaan toimistolle siirtymiseen sellaisina päivinä, jolloin olisi muutakin tekemistä. 

Photo by Damir Kopezhanov on Unsplash / palaverin aloituksesta muistutus, kiitos Laura Mänki.

#etätyö #bestpractices #itseohjautuvuus #s3 #sosiokratia #johdonkonsultointi